Προγραμματίζοντας τη Μετακόμιση Γραφείων
Προγραμματίστε τη μετακόμισή σας με την Allied – τη μεγάλη και αξιόπιστη εταιρεία Εταιρικών Μετακομίσεων στην Ελλάδα
Ακόμα και μία μικρή εταιρική μετακόμιση έχει μεγάλες απαιτήσεις σε χρόνο, δουλειά και οργάνωση. Γι’ αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία ο προγραμματισμός της μετακόμισης –αν προγραμματιστείτε σωστά θα έχετε πολλαπλά οφέλη σε χρόνο και χρήμα.
Τι χρειάζεται να γνωρίζετε
Είναι αδύνατον να διαχειριστείτε μια εταιρική μετακόμιση μόνος σας. Για να γίνουν όλα όσα απαιτούνται, χρειάζεστε σίγουρα όλο το προσωπικό σας, που θα πρέπει να αναλάβει συγκεκριμένα καθήκοντα σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές. Επειδή όμως η κάθε αλλαγή είναι κάτι μη γνώριμο για τους ανθρώπους, έχει ιδιαίτερη σημασία ο τρόπος επικοινωνίας με το προσωπικό, τους πελάτες και τους προμηθευτές σας (δείτε το Κεφάλαιο 5). Μην επιτρέψετε να κυκλοφορήσει η φήμη της μετακόμισης, πριν να είστε έτοιμος να το ανακοινώσετε, καθώς μπορεί να αναστατώσει το προσωπικό σας χωρίς λόγο. Έτσι, στο στάδιο του προγραμματισμού φροντίστε να συμμετέχουν άλλα πρόσωπα μόνο εάν αυτό είναι απαραίτητο.
Η ομάδα σας
Την κατάλληλη στιγμή θα χρειαστεί να ορίσετε μια ομάδα που θα αποτελείται από άτομα – κλειδιά του προσωπικού σας. Αυτή η ομάδα πρέπει να γνωρίζει την επιχείρησή σας και να αντιλαμβάνεται όλα τα θέματα και τις ειδικές εργασίες που θα αντιμετωπίσουν τα τμήματα της εταιρείας σας. Σε αρχικό στάδιο, αυτή η ομάδα πρέπει να είναι μικρή, ευέλικτη και να αποτελείται από λίγα και ικανά στελέχη σας, που θα χειριστούν το έργο της μετακόμισης.
Επικεφαλής ομάδας
Ορίστε έναν επικεφαλής ομάδας όσο πιο σύντομα γίνεται, ο οποίος θα είναι υπεύθυνος να:
• συντονίζει τον προγραμματισμό και ό,τι χρειάζεται να διευθετηθεί
• επιβλέπει το χρονοδιάγραμμα της μετακόμισης
• υποδεικνύει τα πιθανά προβλήματα και καθυστερήσεις
• ελέγχει τα έξοδα
Ομάδα Έργου Μετακόμισης
Η Ομάδα Έργου Μετακόμισης υποστηρίζει τον Επιφεκαλής Ομάδας και αναλαμβάνει συγκεκριμένες πτυχές της μετακόμισης. Η Ομάδα πρέπει να είναι μικρή για να είναι αποτελεσματική και ευέλικτη, όμως είναι σημαντικό να περιλαμβάνει ανθρώπους από όλα τα τμήματα – κλειδιά του οργανισμού σας. Τα μέλη της Ομάδα Έργου Μετακόμισης μπορεί να περιλαμβάνει άτομα από:
•Το τμήμα Μηχανοργάνωσης και Υπολογιστών
• Το τμήμα Οικονομικών
• Το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού
• Το τμήμα Διαχείρισης Εγκαταστάσεων
• Το τμήμα Μάρκετινγκ
• Το τμήμα Παραγωγής.
Διευθυντής Ομάδας συνήθως είναι ένα στέλεχος με εμπειρία –όχι όμως ο Επικεφαλής Ομάδας Μετακόμισης.
Καθήκοντα της Ομάδας
Ο ρόλος της Ομάδας Έργου Μετακόμισης είναι να συζητεί και να συμφωνεί ως προς:
• Το χρονοδιάγραμμα μετακόμισης
• τις ευθύνες του καθενός
• τις διαδικασίες τήρησης και εγγραφής σχετικών αναφορών
• τις ημερομηνίες που θα τεθούν ως προθεσμίες ή για συγκεκριμένους στόχους.
Η επιτυχία της ομάδας είναι κρίσιμη για την ομαλή διαχείριση του έργου της μετακόμισης. Η απόλυτη υποστήριξη και αφοσίωση των μελών της Ομάδας στη μετακόμιση είναι αναγκαία προϋπόθεση της επιτυχίας της.
Μερικές Χρήσιμες Συμβουλές για τον προγραμματισμό της Μετακόμισης των Γραφείων σας
- Αφιερώστε αρκετό χρόνο στον προγραμματισμό
- Ορίστε τον Επικεφαλής Ομάδας και την Ομάδα Έργου Μετακόμισης εγκαίρως
- Συμφωνήστε τα καθήκοντα, τις ευθύνες και τις διαδικασίες τήρησης ανφορών
- Συμφωνήστε το χρονοδιάγραμμα μετακόμισης, τις προθεσμίες και τις ημερομηνίες – στόχους
- Αναλύστε την ανάγκη κάθε τμήματος και συνεργαστείτε με έναν υπεύθυνο διαμόρφωσης χώρων για να σχεδιάσετε τον νέο χώρο
- Επικοινωνήστε τον προγραμματισμό στους υπάλλήλους σας
- Ελέγξτε και καθορίστε τις ανάγκες σε αρχειοθέτηση, αναλώσιμα αγαθά και υλικά μάρκετινγκ
- Καθορίστε τα καθήκοντα του προσωπικού για να έχετε τον έλεγχο της πολιτικής της εταιρείας
- Επιλέξτε και ορίστε την εταιρεία μετακόμισης τουλάχιστον τρεις μήνες πριν τη μετακόμισής σας, προκειμένου να έχετε τις συμβουλές και την καθοδήγηση που χρειάζονται αλλά και για να έχετε τον έλεγχο του κόστους της
- Αναγνωρίστε και αντιληφθείτε τα “εργαλεία” που θα χρειαστείτε –ορίστε ειδικούς συμβούλους όταν και εάν το χρειάζεστε
- Βεβαιωθείτε ότι ο ειδικός Μετεγκαταστάσεων που θα επιλέξετε, σας παρέχει στην προσφορά του τον προγραμματισμό της μετακόμισης με κάθε λεπτομέρεια καθορίζοντας όλα όσα θα χρειαστούν